Fahrtenbuch Schweiz: Pflicht, Vorlage und digital führen

«Brauche ich in der Schweiz ein Fahrtenbuch?» — die ehrliche Antwort lautet: meistens nicht zwingend, aber oft lohnend. Es gibt keine allgemeine Fahrtenbuchpflicht wie in einigen Nachbarländern. Sobald aber ein Geschäftsfahrzeug auch privat genutzt wird, entscheidet das Fahrtenbuch über die Steuerrechnung. Hier kommt die Praxis für Garagen, Aussendienst und Einzelfirmen.

Gibt es eine Fahrtenbuchpflicht in der Schweiz?

Eine generelle gesetzliche Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs gibt es nicht. Relevant wird es in zwei Situationen:

• Privatanteil am Geschäftsfahrzeug: Wer ein Firmenauto auch privat fährt, muss diesen Privatanteil als Lohnbestandteil versteuern.
• Vorsteuer und Aufteilung: Bei gemischt genutzten Fahrzeugen kann der Nachweis der geschäftlichen Fahrten für die MWST-Vorsteuer eine Rolle spielen.

In beiden Fällen ist das Fahrtenbuch kein Selbstzweck, sondern dein Beweismittel gegenüber der Steuerverwaltung.

Pauschale oder effektiv: die 0.9%-Regel

Für den Privatanteil hast du zwei Wege. Entweder die Pauschale von 0.9% des Kaufpreises pro Monat (seit 2022 deckt sie auch den Arbeitsweg ab) — dann brauchst du kein Fahrtenbuch. Oder die effektive Methode: Du weist die tatsächlich privat gefahrenen Kilometer inklusive Arbeitsweg nach, die zu CHF 0.75 pro Kilometer (Ansatz 2026) gerechnet werden. Genau dafür brauchst du ein lückenloses Fahrtenbuch, das die ESTV «Bordbuch» nennt.

Die effektive Methode lohnt sich, wenn der private Anteil klein ist und die Pauschale teurer käme. Bei einem 50’000-Franken-Auto sind 0.9% immerhin CHF 450 pro Monat, die als Lohn aufgerechnet werden.

Was ins Fahrtenbuch gehört

Damit es vor der Steuerverwaltung standhält, braucht jede Fahrt:

• Datum der Fahrt.
• Kilometerstand bei Start und Ziel (oder die gefahrene Strecke).
• Start- und Zielort.
• Zweck — geschäftlich oder privat, bei geschäftlich mit kurzer Notiz (Kunde, Auftrag).

Entscheidend ist die Lückenlosigkeit: Nachträglich rekonstruierte oder geschätzte Einträge akzeptiert die Steuerverwaltung im Zweifel nicht.

Fahrtenbuch Vorlage (PDF/Excel) kostenlos

Du willst sofort loslegen? Hier sind zwei kostenlose Vorlagen, ohne Anmeldung und ohne Formular:

• Fahrtenbuch-Vorlage als PDF (2 Seiten A4, 41 Fahrten) zum Ausdrucken und ins Auto legen.
• Fahrtenbuch-Vorlage als Excel (.xlsx, 200 Fahrten, ohne Makros). Die gefahrenen Kilometer rechnet die Tabelle selbst, und unten stehen die Totale für geschäftlich und privat sowie der private Anteil in Prozent.

Die Spalten der Vorlagen (das PDF hat zusätzlich eine Spalte für das Visum des Fahrers):

Spalte	Was du einträgst
Datum	Tag der Fahrt
Start und Ziel	Ort, bei Kundenbesuchen mit Adresse
Zweck / Kunde	Zum Beispiel «Probefahrt Kunde Meier» oder «Teile abholen Lieferant»
km Start und km Ende	Kilometerstand laut Tacho
km total	Gefahrene Strecke (rechnet Excel selbst)
G / P	G für geschäftlich, P für privat

So nutzt du sie, damit sie vor der Steuerverwaltung standhält:

1. Ein Buch pro Fahrzeug. Kontrollschild und Fahrer oben eintragen, nicht mehrere Autos mischen.
2. Jede Fahrt sofort eintragen, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis.
3. Kilometerstände lückenlos anschliessen. Der km-Stand am Start einer Fahrt ist der km-Stand am Ende der vorherigen. Eine Lücke dazwischen ist eine nicht erfasste Fahrt.
4. Monatlich abschliessen und die Seite oder Datei ablegen. Die Totale sind die Grundlage für den Privatanteil nach der effektiven Methode.

Wie du aus den Totalen den Privatanteil berechnest und wann sich das gegenüber der Pauschale lohnt, steht im Beitrag Privatanteil Geschäftsfahrzeug. Fährst du ein Abo-Fahrzeug, hilft der Beitrag Auto-Abo steuerlich absetzen.

Papier, Excel oder digital?

Ein Block im Handschuhfach ist schnell verloren oder unleserlich. Eine Excel-Tabelle ist besser, aber man füllt sie selten zeitnah aus — und genau das ist das Problem, weil lückenhafte Bücher verworfen werden. Eine digitale Lösung erfasst Fahrten direkt am Fahrzeug, rechnet Kilometer automatisch und macht den Export für die Steuer zum Knopfdruck.

Für Betriebe mit mehreren Fahrzeugen — Vorführwagen, Ersatzfahrzeuge, Servicebus — kommt dazu, dass jedes Auto sein eigenes Buch braucht. Das lässt sich nur digital sauber trennen. Wie sich ein ganzer Fuhrpark zentral verwalten lässt, zeigt die Fahrzeugverwaltung für Garagen.

Fahrtenbuch und Serviceheft gehören zusammen

Wer ohnehin schon jedes Fahrzeug digital pflegt, führt Fahrtenbuch und Service-Historie idealerweise am selben Ort. So stehen Kilometerstand, Wartungen und Fahrten konsistent beieinander — praktisch für den Wiederverkaufswert und lückenlos für die Steuer. Mehr dazu im digitalen Serviceheft.

Fazit

Ein Fahrtenbuch ist in der Schweiz selten Pflicht, aber das beste Mittel, um den Privatanteil effektiv statt pauschal abzurechnen — und das spart bei tiefem Privatanteil Geld. Wichtig ist die lückenlose, zeitnahe Erfassung; digital geführt erledigt sich das fast von selbst.

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Kein Steuerberatungsersatz. Die Behandlung des Privatanteils im Einzelfall mit der kantonalen Steuerverwaltung oder der Treuhand klären.

Häufige Fragen

Ist ein Fahrtenbuch in Excel gültig?

Ja, eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. In der Praxis zählt, dass jede Fahrt mit Datum, km-Ständen, Start, Ziel und Zweck zeitnah und lückenlos erfasst ist. Unsere Excel-Vorlage rechnet die Kilometer und den privaten Anteil selbst.

Brauche ich ein Fahrtenbuch, wenn ich die 0.9-%-Pauschale nutze?

Nein. Die Pauschale ersetzt den Nachweis der privaten Kilometer. Ein Fahrtenbuch brauchst du nur, wenn du den Privatanteil nach der effektiven Methode abrechnen willst.

Wie lange muss ich das Fahrtenbuch aufbewahren?

Wie die übrigen Geschäftsunterlagen zehn Jahre. Das Fahrtenbuch belegt den Privatanteil in der Buchhaltung und in der Steuererklärung.

Kann ich ein Fahrtenbuch nachträglich ausfüllen?

Davon ist abzuraten. Nachträglich rekonstruierte oder geschätzte Einträge akzeptiert die Steuerverwaltung im Zweifel nicht. Wer das Buch nicht laufend führt, fährt mit der Pauschale sicherer.