QR-Rechnung erstellen mit Schraubr: Schritt-für-Schritt

Schraubr-Nutzer haben einen kürzeren Weg zur QR-Rechnung als die meisten anderen Werkstatt-Software-Nutzer: Service-Eintrag erfassen, eine Taste drücken, QR-Rechnung ist fertig. In der Praxis dauert das vom letzten Drehmoment-Schlag an der Schraube bis zum WhatsApp-Versand der Rechnung gut 90 Sekunden.

Diese Anleitung führt durch den Workflow, mit Fokus auf die Schritte, die Schraubr-spezifisch sind. Die allgemeine QR-Rechnung-Logik (IBAN-Typen, Referenzformate, 5-Rappen-Rundung) erklären wir im Schwester-Artikel QR-Rechnung erstellen für Garagen.

Voraussetzung: Garage-Profil komplett

Bevor du die erste QR-Rechnung versendest, prüf das Garage-Profil. Fünf Felder müssen ausgefüllt sein:

• Name oder Firmenname (erscheint als Rechnungssteller)
• Adresse (Strasse, PLZ, Ort — wird im QR-Block codiert)
• IBAN (CH.. oder LI.., normale IBAN für NON-Referenz)
• Optional: QR-IBAN (CHxx 3xxxx … falls du strukturierte Referenzen nutzt)
• MWST-Standard-Satz (leer lassen, wenn nicht MWST-pflichtig)

Logo ist optional, hebt aber die Wahrnehmung beim Empfänger. PNG mit transparentem Hintergrund, maximal 500×500 Pixel.

Schritt 1: Service-Eintrag erfassen (60 Sekunden)

Im Fahrzeug-Detail des betreffenden Kunden:

1. «Neuer Service» klicken.
2. Datum prüfen (Default: heute).
3. Kilometerstand eingeben — Schraubr verhindert, dass der Wert hinter dem letzten Eintrag liegt.
4. Positionen erfassen: Bezeichnung, Menge, Einzelpreis pro Zeile. Zwei Standard-Kategorien sind voreingestellt — «Material» und «Arbeit» — aber du kannst freie Positionsbezeichnungen verwenden.
5. Beschreibung als kurzen Service-Verlauf eintragen (für das Serviceheft, nicht für die Rechnung).

Save. Der Service ist im digitalen Serviceheft des Fahrzeugs eingetragen — siehe auch Digitales Serviceheft einrichten in 7 Schritten.

Schritt 2: QR-Rechnung aus dem Service generieren (15 Sekunden)

Im gespeicherten Service-Eintrag ist der Button «QR-Rechnung erstellen» sichtbar. Ein Klick öffnet die Vorschau mit folgenden vorausgefüllten Feldern:

• Empfänger: Kunde aus dem Fahrzeug-Datensatz (Name, Adresse)
• Positionen: 1:1 aus dem Service-Eintrag übernommen
• IBAN: dein Garage-IBAN
• Datum: heute
• MWST: gemäss Standard-Satz oder leer
• Referenz: NON (keine Referenz) oder QR-Referenz, je nach Setting

Falls du etwas anpassen willst — Notiz auf der Rechnung, abweichende Adresse, andere Positions-Reihenfolge — tust du es jetzt. Sonst direkt weiter.

Schritt 3: PDF generieren oder direkt versenden (15 Sekunden)

Drei Versand-Optionen:

• PDF herunterladen für die eigene Akte oder den Druck.
• Per E-Mail senden an die Kunden-Mailadresse (sofern hinterlegt).
• Per WhatsApp senden — Schraubr öffnet WhatsApp Web/Mobile mit vorausgefülltem Empfänger und Standard-Text. Du musst nur noch «Senden» drücken.

Bei der WhatsApp-Option ist der Standard-Text auf Deutsch (oder FR / IT je nach Kunden-Sprache):

Hallo [Vorname], Ihre Rechnung für den Service vom [Datum] am Fahrzeug [Kennzeichen]. Betrag: CHF [Summe]. QR-Rechnung im Anhang. Bei Fragen einfach antworten.

Du kannst den Text vor dem Versand anpassen.

Was Schraubr automatisch im Hintergrund macht

Drei Dinge, die du nicht sehen musst, die aber stimmen sollten:

1. IBAN-Logik korrekt anwenden. Wenn du keine Referenz nutzt, codiert Schraubr die NON-Referenz im QR-Code. Wenn du eine QR-IBAN hinterlegt hast und Referenzen erzeugst, kommt die QR-Referenz mit 27 Stellen und Prüfziffer. Du musst nichts manuell entscheiden.

2. 5-Rappen-Rundung am Endbetrag. Schweizer Standard. Ein Total von CHF 234.97 wird automatisch auf CHF 234.95 gerundet. Im PDF erscheint der gerundete Betrag.

3. Sprach-Block im QR-Code richtig setzen. Schweizer QR-Bill unterstützt Sprach-Tags (de, fr, it, en) für den Empfänger-Block. Schraubr wählt automatisch die Sprache des Kunden (aus seiner hinterlegten Sprache) — was die Lesbarkeit für den Empfänger erhöht und die Bank-Scanner-Logik konsistent macht.

Versand-Performance — Zahlen aus der Praxis

Schraubr-Kunden berichten typische Werte:

• Vom letzten Schraubendreh bis zur versandten Rechnung: 90 bis 120 Sekunden
• Zeit pro QR-Rechnung im klassischen Workflow (Word + Bank-Tool + Drucker + Tüte): 8 bis 15 Minuten
• Einsparung bei 20 Rechnungen pro Woche: rund 3 Arbeitsstunden

Mehr zum Vergleich mit anderen Tools: QR-Rechnung erstellen: 5 Tools für Schweizer Garagen.

Häufige Stolperfallen

Drei Punkte, die wir bei Schraubr-Onboardings am häufigsten sehen:

1. IBAN-Doppelung. Wer sowohl normale IBAN als auch QR-IBAN einträgt und gleichzeitig keine QR-Referenzen nutzt, bekommt eine Warnung — die QR-Rechnung muss eine eindeutige IBAN-/Referenz-Kombination haben. Fix: entweder QR-IBAN entfernen oder Referenz-Modus aktivieren.

2. Falsche Telefonnummer im WhatsApp-Versand. Format +41 79 … ist Pflicht. Schweizer Mobiltelefonnummern beginnen ohne führende 0 — wer «0791234567» einträgt, bekommt einen WhatsApp-Fehler.

3. MWST-Hick-up. Wenn der Standard-Satz auf 8.1 % steht, du aber eine MWST-freie Privatrechnung erstellst (etwa für einen Freundschafts-Service), musst du den Satz pro Rechnung auf 0 % setzen. Schraubr fragt nicht zurück — der Standard greift.

Spezialfall: Rechnung an Privatperson ohne MWST

Häufiger Fall bei Hobby-Schraubern: Service für einen Freund, keine MWST-Pflicht. Workflow:

1. Service ganz normal erfassen, Positionen ohne MWST-Aufschlag.
2. Beim Generieren der QR-Rechnung: MWST-Feld leer lassen oder auf 0 % setzen.
3. Im Beschreibungs-Feld: «Nicht MWST-pflichtig» eintragen — spart Rückfragen.

Das Resultat ist eine QR-Rechnung ohne MWST-Zeile, die als Privatrechnung verwendet werden kann. Detailliert: Rechnungsvorlage Privatperson Schweiz.

Fazit

QR-Rechnung erstellen ist mit Schraubr keine separate Aufgabe mehr, sondern eine Fortsetzung des Service-Eintrags. Die 90 Sekunden vom letzten Schraubendreh bis zum versandten PDF sind real — vorausgesetzt, das Garage-Profil ist komplett und die Telefonnummern stimmen.

Wer das selbst testen will: Konto erstellen, erstes Fahrzeug anlegen, erster Service, erste QR-Rechnung — in weniger als 30 Minuten.

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