QR-Rechnung erstellen für Garagen: Schritt für Schritt

Eine QR-Rechnung sieht simpel aus. Quadratischer Code, ein paar Felder, fertig. In der Praxis fliegen die Rechnungen aber regelmässig zurück — falsche IBAN, falsche Referenz, falscher Betrag. Wir zeigen, was beim Erstellen einer QR-Rechnung in der Schweizer Garage wirklich zählt. Schritt für Schritt, ohne Marketing-Geschwafel.

Was die QR-Rechnung von der alten Einzahlung unterscheidet

Seit Oktober 2022 ist der orange Einzahlungsschein ausser Betrieb. Wer ihn noch nutzt, sieht eine Rückzahlung an die Garage statt eine Zahlung an die Bank. Die QR-Rechnung hat ihn abgelöst, und sie ist anders:

• Maschinell lesbar. Der QR-Code enthält alle Zahlungsdaten in strukturierter Form. Die Bank-Apps der Kunden scannen ihn, und die Felder füllen sich von selbst.
• Zwei Referenzformate. QR-Referenz (numerisch, 27 Stellen) für die Spurnummern-Buchhaltung — wird aus dem Strukturierten Empfänger generiert. Oder SCOR (RF…) für die internationale Kompatibilität. Oder gar keine Referenz, wenn du keine Zuordnung brauchst.
• Eine IBAN, aber zwei Varianten. Normale IBAN (CHxx 00xxx …) für offene Rechnungen ohne Strukturreferenz. QR-IBAN (CHxx 3xxxx …) für Rechnungen mit QR-Referenz.

Wer das nicht trennt, baut sich Reklamationen.

Was die Bank prüft

Wenn der Kunde die QR-Rechnung im E-Banking scannt, gleicht die Bank ab:

• IBAN-Prüfziffer korrekt.
• Bei QR-IBAN: muss zur QR-Referenz passen.
• Empfänger-Name muss zur IBAN-Inhaberschaft passen.
• Betrag im Bereich CHF 0.05 bis CHF 999’999’999.99.

Eines davon falsch — Zahlung scheitert. Ohne Erklärung beim Kunden, ohne Mitteilung an dich. Du merkst es erst, wenn die Zahlung ausbleibt.

Die richtige IBAN: privat oder Firmenkonto

Hier scheitern die meisten Garagen. Du hast ein Konto, das auf deinen Namen lautet — “Hans Müller”. Auf der Rechnung steht aber “Müller Garage GmbH” als Empfänger. Bank lehnt ab.

Drei Konstellationen, die wir in der Praxis sehen:

Hobby-Schrauber / Einzelfirma ohne HR-Eintrag. Konto auf den Privatnamen. Rechnung auf den Privatnamen. Funktioniert. Schraubr nennt das den “Standard-Modus” und füllt die QR-Rechnung mit deinem Vor- und Nachnamen.

Einzelfirma mit HR-Eintrag (z.B. “Müller Garage” als Geschäftsbezeichnung). Konto auf den Privatnamen, Geschäft auf den Geschäftsnamen. Hier wird’s heikel: viele Banken akzeptieren beide Schreibweisen, manche nicht. Sicher ist sicher: rede mit deiner Bank, ob der Zahlungsempfänger auf der QR-Rechnung mit dem Geschäftsnamen funktioniert. Falls nein: nimm den Privatnamen.

Juristische Person (GmbH, AG). Firmenkonto auf den Firmennamen. Klare Lage — Empfänger auf der Rechnung ist die Firma.

In Schraubr ist dafür der Schalter “IBAN lautet auf den Garagennamen”. Aktivierst du ihn, kommt der Garagenname als Empfänger. Sonst der Privatname.

QR-IBAN oder normale IBAN: was wann

Faustregel:

• Mit QR-Referenz: brauchst du eine QR-IBAN. Erkennst du am Identifikator 30000–31999 in den Ziffern 5–9 der IBAN.
• Ohne Referenz oder mit SCOR: kannst du deine normale IBAN nehmen.

Eine QR-IBAN bekommst du gratis von deiner Bank. UBS, ZKB, Raiffeisen, PostFinance — alle bieten sie an. Manchmal musst du aktiv beantragen. Das Konto bleibt das gleiche, du bekommst nur eine zweite “Kennung” auf das selbe Konto.

Wenn du sicher gehen willst, dass jede Zahlung dem richtigen Kunden zugeordnet wird (automatische Abgleichung in der Buchhaltung), nimm QR-IBAN + QR-Referenz. Wenn du sowieso manuell prüfst, reicht die normale IBAN und du sparst dir den Bankgang.

5-Rappen-Rundung und MWST

Hier kommen zwei Schweizer Besonderheiten zusammen, die beide Stolperfallen sind.

5-Rappen-Rundung. Der Betrag in der QR-Rechnung muss zahlbar sein. Bargeld in der Schweiz gibt’s bis hinunter zu 5 Rappen. Ein Rechnungsbetrag von CHF 124.97 ist also nicht zahlbar — er wird auf CHF 124.95 gerundet (kommerzielle Rundung: bis 0.024 ab, ab 0.025 auf). Wer den ungerundeten Betrag druckt, riskiert, dass die Banking-App den Kunden auf den nächstmöglichen Rappenbetrag korrigiert — und dann fehlen dir 2 Rappen.

MWST sauber ausweisen. Wenn du MWST-pflichtig bist, gehört auf die Rechnung:

• Netto-Betrag (vor MWST).
• MWST-Satz und MWST-Betrag (in CHF).
• Bruttobetrag = Netto + MWST, dann 5-Rappen-gerundet.

Der gerundete Brutto-Betrag ist das, was in den QR-Code kommt. Die ungerundete Variante geht nur in deine interne Buchhaltung.

Wenn du nicht MWST-pflichtig bist (Hobby-Schrauber, Umsatz unter CHF 100’000), schreib es auf die Rechnung: Nicht mehrwertsteuerpflichtig. Spart Rückfragen.

Schritt-für-Schritt: eine QR-Rechnung erstellen

So sieht der Workflow in einer Schweizer Garage 2026 idealerweise aus:

1. Service-Eintrag abschliessen. Was wurde gemacht, mit welchen Teilen, an welchem Datum, von wem. Kilometerstand notieren.
2. Rechnung aus dem Service-Eintrag erzeugen. Wenn deine Software das kann, sparst du dir das Abtippen — die Positionen wandern automatisch in die Rechnung.
3. Positionen prüfen. Sind Materialpositionen separat ausgewiesen? Sind Arbeitsstunden mit Stundensatz drauf? Ist Mehrwertsteuer korrekt zugeordnet?
4. MWST und Total berechnen lassen. Die Software soll das machen. Du prüfst am Schluss, ob der Brutto-Betrag plausibel ist.
5. 5-Rappen-Rundung anwenden. Brutto-Betrag rundet auf 0.05 CHF. Was du druckst, ist der zahlbare Betrag.
6. QR-Code generieren. Software baut den QR aus IBAN/QR-IBAN, Empfänger, Betrag, Referenz, optionalem Mitteilungstext.
7. PDF erstellen. Schweizer Norm: Perforation zwischen Rechnung und Zahlteil; der untere Drittel-Block ist der Zahlteil mit dem QR-Code.
8. Versand. Per E-Mail als PDF, oder per WhatsApp mit Link, oder gedruckt per Post. Was der Kunde will.

Schraubr automatisiert die Schritte 4 bis 7 komplett. Du machst Schritt 1 (Service), Schritt 2 wird zum Knopfdruck, und Schritt 8 ist ein zweiter Knopfdruck.

Versand per WhatsApp: was zu beachten ist

WhatsApp ist in der Schweiz der dominierende Kunden-Kanal. Beim QR-Rechnungsversand per WhatsApp: schick nicht das PDF direkt, sondern einen Link auf die Rechnung. Grund: PDFs in WhatsApp werden komprimiert, der QR-Code kann unscharf werden. Ein Link zur PDF auf deinem Server (oder dem Server deiner Software) bleibt sauber.

Was du nicht tun solltest

Drei Fehler, die wir leider regelmässig sehen:

• QR-Code von Hand basteln. Es gibt Online-Generatoren. Sie sind nicht alle korrekt. Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, nutz eine zertifizierte Bibliothek (die meisten Werkstatt-Softwares tun das) oder lass es deine Bank machen.
• Den Betrag manuell ändern, nachdem der QR generiert ist. Der QR-Code enthält den Betrag. Änderst du auf dem PDF die Zahl, aber nicht im QR — die Bank zieht den QR-Betrag, nicht den PDF-Betrag.
• Mit altem Einzahlungsschein-Layout drucken. Manche Word-Vorlagen aus der Vor-2022-Zeit kursieren noch. Druckst du sie, ist die Rechnung formal ungültig. Werf sie weg.

Fazit

Eine konforme Schweizer QR-Rechnung ist mit dem richtigen Setup eine Sache von Sekunden. Die Komplexität steckt im Detail — IBAN-Variante, Empfänger-Schreibweise, Rundung, MWST. Wer einmal die Logik dahinter verstanden hat, generiert in Minuten saubere Rechnungen, die jede Schweizer Bank annimmt.

Wenn du das ohne Software machen willst: geht. Wenn du es jeden Tag schnell und richtig machen willst: nutz eine Werkstatt-Software, die die Logik bereits eingebaut hat.