Créer une QR-bill pour garage : pas à pas

Traduction en cours de relecture — la version allemande fait foi pour les questions techniques pointues.

Une QR-bill a l’air simple. Code carré, quelques champs, terminé. En pratique, les factures reviennent pourtant régulièrement — mauvais IBAN, mauvaise référence, mauvais montant. Voici ce qui compte vraiment au moment de créer une QR-bill dans un garage suisse. Pas à pas, sans blabla marketing.

Ce qui différencie la QR-bill du bulletin de versement

Depuis octobre 2022, le bulletin de versement orange est hors service. Qui l’utilise encore voit un remboursement à l’atelier au lieu d’un paiement à la banque. La QR-bill l’a remplacé, et elle est différente :

• Lisible par machine. Le QR-code contient toutes les données de paiement sous forme structurée. Les apps bancaires des clients le scannent, et les champs se remplissent tout seuls.
• Deux formats de référence. Référence QR (numérique, 27 caractères) pour la comptabilité par numéro d’écriture — générée à partir du créancier structuré. Ou SCOR (RF…) pour la compatibilité internationale. Ou pas de référence du tout, si vous n’avez pas besoin d’attribution.
• Un IBAN, deux variantes. IBAN normal (CHxx 00xxx …) pour les factures sans référence structurée. QR-IBAN (CHxx 3xxxx …) pour les factures avec référence QR.

Qui ne sépare pas cela construit ses propres réclamations.

Ce que la banque vérifie

Quand le client scanne la QR-bill dans son e-banking, la banque contrôle :

• Clé de contrôle IBAN correcte.
• Pour QR-IBAN : doit correspondre à la référence QR.
• Nom du bénéficiaire doit correspondre au titulaire de l’IBAN.
• Montant dans la plage CHF 0.05 à CHF 999’999’999.99.

Une seule erreur — le paiement échoue. Sans explication au client, sans message pour vous. Vous ne le remarquez que quand le paiement n’arrive pas.

Le bon IBAN : privé ou compte d’entreprise

C’est là que la plupart des garages échouent. Vous avez un compte à votre nom — « Jean Dupont ». Sur la facture figure pourtant « Garage Dupont Sàrl » comme bénéficiaire. La banque refuse.

Trois constellations qu’on voit en pratique :

Mécanicien amateur / raison individuelle sans inscription RC. Compte au nom privé. Facture au nom privé. Fonctionne. Schraubr appelle ça le « mode standard » et remplit la QR-bill avec votre prénom et nom.

Raison individuelle avec inscription RC (p. ex. « Garage Dupont » comme raison commerciale). Compte au nom privé, affaire au nom commercial. Là, ça devient délicat : beaucoup de banques acceptent les deux orthographes, certaines non. Mieux vaut prévenir : parlez à votre banque pour savoir si le bénéficiaire sur la QR-bill fonctionne avec le nom commercial. Sinon : prenez le nom privé.

Personne morale (Sàrl, SA). Compte d’entreprise au nom de l’entreprise. Situation claire — bénéficiaire sur la facture est l’entreprise.

Dans Schraubr, il y a pour ça l’option « IBAN au nom du garage ». Si vous l’activez, le nom du garage apparaît comme bénéficiaire. Sinon, le nom privé.

QR-IBAN ou IBAN normal : quand quoi

Règle empirique :

• Avec référence QR : il vous faut un QR-IBAN. Vous le reconnaissez à l’identifiant 30000–31999 dans les positions 5 à 9 de l’IBAN.
• Sans référence ou avec SCOR : vous pouvez prendre votre IBAN normal.

Un QR-IBAN est gratuit chez votre banque. UBS, ZKB, Raiffeisen, PostFinance — toutes en proposent. Parfois il faut le demander activement. Le compte reste le même, vous obtenez juste un deuxième « identifiant » sur le même compte.

Si vous voulez vous assurer que chaque paiement est attribué au bon client (rapprochement automatique en comptabilité), prenez QR-IBAN + référence QR. Si vous vérifiez de toute façon manuellement, l’IBAN normal suffit et vous économisez le passage à la banque.

Arrondi 5 centimes et TVA

Voici deux particularités suisses qui se rencontrent ici, et qui sont toutes deux des pièges.

Arrondi 5 centimes. Le montant de la QR-bill doit être payable. Le cash en Suisse descend jusqu’à 5 centimes. Un montant de facture de CHF 124.97 n’est donc pas payable — il est arrondi à CHF 124.95 (arrondi commercial : jusqu’à 0.024 vers le bas, à partir de 0.025 vers le haut). Qui imprime le montant non arrondi risque que l’app bancaire corrige le client vers le prochain montant en centimes possible — et il vous manque 2 centimes.

TVA proprement indiquée. Si vous êtes assujetti à la TVA, sur la facture il faut :

• Montant net (avant TVA).
• Taux de TVA et montant TVA (en CHF).
• Montant brut = net + TVA, puis arrondi à 5 centimes.

Le montant brut arrondi est ce qui entre dans le QR-code. La variante non arrondie n’existe que dans votre comptabilité interne.

Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA (mécanicien amateur, chiffre d’affaires en dessous de CHF 100’000), écrivez-le sur la facture : Non assujetti à la TVA. Évite les questions.

Pas à pas : créer une QR-bill

Voici à quoi ressemble idéalement le flux dans un garage suisse en 2026 :

1. Finir l’entrée de service. Ce qui a été fait, avec quelles pièces, à quelle date, par qui. Noter le kilométrage.
2. Générer la facture depuis l’entrée de service. Si votre logiciel sait le faire, vous économisez la retape — les positions passent automatiquement dans la facture.
3. Vérifier les positions. Les positions matériel sont-elles indiquées séparément ? Les heures de travail avec taux horaire sont-elles là ? La TVA est-elle correctement attribuée ?
4. Laisser calculer TVA et total. Le logiciel doit le faire. Vous vérifiez à la fin que le montant brut est plausible.
5. Appliquer l’arrondi 5 centimes. Montant brut arrondi à 0.05 CHF. Ce que vous imprimez est le montant payable.
6. Générer le QR-code. Le logiciel construit le QR à partir d’IBAN/QR-IBAN, bénéficiaire, montant, référence, texte optionnel.
7. Créer le PDF. Norme suisse : perforation entre facture et section paiement ; le tiers inférieur est la section paiement avec le QR-code.
8. Envoi. Par e-mail en PDF, par WhatsApp avec lien, ou imprimé par poste. Ce que veut le client.

Schraubr automatise les étapes 4 à 7 complètement. Vous faites l’étape 1 (service), l’étape 2 devient une pression de bouton, et l’étape 8 une seconde.

Envoi par WhatsApp : à quoi faire attention

WhatsApp est en Suisse le canal client dominant. Pour l’envoi de QR-bill par WhatsApp : n’envoyez pas le PDF directement, mais un lien vers la facture. Raison : les PDF dans WhatsApp sont compressés, le QR-code peut devenir flou. Un lien vers le PDF sur votre serveur (ou celui de votre logiciel) reste net.

Ce qu’il ne faut pas faire

Trois erreurs que nous voyons malheureusement régulièrement :

• Bricoler le QR-code à la main. Il y a des générateurs en ligne. Tous ne sont pas corrects. Pour aller au sûr, utilisez une bibliothèque certifiée (la plupart des logiciels d’atelier le font) ou laissez votre banque faire.
• Modifier le montant manuellement après génération du QR. Le QR-code contient le montant. Si vous changez le chiffre sur le PDF mais pas dans le QR — la banque retient le montant du QR, pas celui du PDF.
• Imprimer avec un layout d’ancien bulletin de versement. Certains modèles Word d’avant 2022 circulent encore. Si vous les imprimez, la facture est formellement invalide. Jetez-les.

Conclusion

Une QR-bill suisse conforme est, avec le bon setup, l’affaire de quelques secondes. La complexité est dans le détail — variante d’IBAN, orthographe du bénéficiaire, arrondi, TVA. Qui a compris une fois la logique derrière génère en quelques minutes des factures propres que toute banque suisse accepte.

Si vous voulez le faire sans logiciel : possible. Si vous voulez le faire chaque jour vite et bien : utilisez un logiciel d’atelier qui a déjà la logique intégrée.