Rechnungsvorlage Autogewerbe Schweiz: was sie können muss

Eine Rechnungsvorlage. Klingt banal. Ist es aber nicht — nicht in der Schweiz, nicht im Autogewerbe, und schon gar nicht, seit die QR-Rechnung den orangen Einzahlungsschein abgelöst hat. Wer noch mit einem Word-Dokument von 2015 arbeitet, riskiert dreierlei: dass die Rechnung von der Bank des Kunden zurückgewiesen wird, dass die MWST-Pflichtangaben fehlen, oder dass die Halbjahres-Steuererklärung zur Bastelarbeit verkommt.

Wir bauen Schraubr für Schweizer Werkstätten und sehen täglich, woran Rechnungen scheitern. Hier kommt, was eine Vorlage 2026 wirklich können muss.

Was rechtlich auf der Rechnung stehen muss

Die Mindestangaben einer Schweizer Rechnung sind in Art. 26 MWST-Gesetz geregelt — wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist. Bist du es nicht (Hobby-Schrauber, Umsatz unter CHF 100’000, oder bewusst nicht eingetragen), entfallen die MWST-Punkte. Den Rest brauchst du trotzdem.

Pflicht ist:

• Name und Adresse der Garage oder des Schraubers.
• Name und Adresse des Kunden.
• Rechnungsdatum (nicht Leistungsdatum — das ist eine separate Angabe).
• Rechnungsnummer, fortlaufend. Lücken sind nicht verboten, aber sie machen die Buchprüfung unangenehm.
• Beschreibung der Leistung. “Service” reicht nicht. “Ölservice inkl. Filter, 5W-40, Castrol Edge” hingegen schon.
• Betrag, sauber aufgeschlüsselt nach Position.

Bist du MWST-pflichtig, kommen dazu:

• MWST-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX MWST).
• MWST-Satz pro Position (Normalsatz 8.1 %, reduziert 2.6 %, Sondersatz 3.8 %).
• MWST-Betrag in Franken.
• Bruttobetrag.

Klingt nach viel. Ist es nicht, wenn die Vorlage sauber strukturiert ist.

Was du nicht musst

Nicht jede Rechnung braucht eine UID — nur wenn du im Handelsregister eingetragen bist und MWST-pflichtig. Hobby-Schrauber und Einzelfirmen unter dem Schwellenwert können die UID weglassen.

Auch ein Stempel ist nirgendwo vorgeschrieben. Sieht gut aus, ist aber keine Pflichtangabe.

QR-Rechnung statt orangem Einzahlungsschein

Seit Oktober 2022 ist Schluss. Roter und oranger Einzahlungsschein gehören ins Archiv. Was bleibt, ist die QR-Rechnung — und sie ist anders, als viele Werkstätten denken.

Drei Punkte, die regelmässig schiefgehen:

1. QR-IBAN ist nicht gleich IBAN. Wenn du mit einer Referenznummer (QR-Referenz) arbeitest, brauchst du eine QR-IBAN. Die erkennst du am Banken-Identifikator zwischen 30000 und 31999 in der IBAN. Hast du eine normale IBAN und willst trotzdem Strukturdaten, nimm die SCOR-Creditor-Reference (RF…) — die funktioniert mit jeder IBAN.
2. Zahlbar an muss zur IBAN passen. Lautet die IBAN auf “Hans Müller”, darf nicht “Müller Garage GmbH” als Zahlungsempfänger draufstehen. Die Bank gleicht das ab. Stimmt es nicht, fliegt die Zahlung zurück. Schraubr fragt dich beim Setup, ob deine IBAN auf den Garagennamen lautet — genau aus diesem Grund.
3. 5-Rappen-Rundung. Der Betrag in der QR-Rechnung muss zahlbar sein. Schweizer Bargeld-Konvention: auf 0.05 CHF gerundet. CHF 124.97 wird zu CHF 124.95. Wenn du den ungerundeten Betrag druckst und der Kunde am Schalter einzahlt, gibt es Friktion. Vorlage rundet — oder die Software macht es.

MWST richtig ausweisen

Wenn du MWST-pflichtig bist, hast du grob zwei Rechnungsformen.

Pauschalmethode (Saldosteuersatz). Du weist die MWST nicht pro Position aus, sondern fakturierst brutto und rechnest mit einem Saldosteuersatz mit der ESTV ab. Beliebt bei kleinen Werkstätten, weil der Buchhaltungsaufwand sinkt. Nachteil: die Rechnung sieht “weniger transparent” aus, was bei Firmenkunden manchmal Rückfragen produziert.

Effektive Abrechnung. Du rechnest die Vorsteuer auf jede Position runter, weist netto + MWST + brutto aus. Mehr Arbeit, dafür holst du die Vorsteuer voll zurück — was sich bei materialintensiven Reparaturen (Bremsen, Reifen, Wechsel-Saisonkomponenten) schnell rechnet.

Welche Form du wählst, ist eine betriebswirtschaftliche Entscheidung. Beide sind erlaubt. Wichtig: die Vorlage muss die gewählte Form sauber abbilden.

Was bei “ohne MWST” gilt

Bist du nicht MWST-pflichtig, schreib es drauf. Wörtlich: Nicht mehrwertsteuerpflichtig — keine MWST ausgewiesen. Kunden, Treuhänder und das Steueramt wissen dann sofort, wieso keine MWST-Zeile erscheint. Spart Rückfragen.

Vorlage vs. Software: wann lohnt sich was

Eine Word-Vorlage genügt, wenn du:

• weniger als 10 Rechnungen pro Monat schreibst,
• alle Kunden persönlich kennst,
• nie eine Mahnung brauchst,
• und die Buchhaltung in einer Excel-Tabelle führst.

Sobald eines davon nicht mehr stimmt, wird die Vorlage zur Zeitfalle. Was du tippst, ist nicht durchsuchbar. Mahnungen musst du manuell ableiten. Die Steuererklärung ist eine Bastelaktion. Und QR-Code mit Word? Geht — aber jedes Mal anders.

Eine Werkstatt-Software (kostenlos oder bezahlt) gibt dir:

• Kundenstamm — Kontaktdaten, Fahrzeuge, MFK-Termine an einem Ort.
• Automatische Nummerierung — keine Doppel- oder Lücken-Diskussionen mehr.
• Korrekte QR-Rechnung — IBAN-Prüfung, Rundung, alles erledigt.
• CSV-Export für die Steuer — fünf Minuten statt drei Abenden.

Schraubr macht genau das. Gratis bis 10 Fahrzeuge, Schweizer Hosting, trilingual DE/FR/IT. Wer mehr will, zahlt CHF 30/Monat. Mehr nicht.

Eine kurze Checkliste, bevor du druckst

Bevor du die nächste Rechnung rausschickst, geh die Liste durch:

• Stimmt der Zahlungsempfänger mit der IBAN überein?
• Ist der Betrag auf 0.05 CHF gerundet?
• Sind alle Pflichtangaben drauf? (Name, Adresse, Datum, Nummer, Beschreibung, Betrag)
• Wenn MWST-pflichtig: MWST-Nummer, Satz, Betrag, Brutto?
• Stimmt die QR-IBAN (30000–31999) zur Referenz, oder die normale IBAN zur SCOR?
• Ist die Rechnungsnummer wirklich neu und fortlaufend?

Sechs Punkte. Geht in 30 Sekunden, sobald du den Workflow drin hast.

Fazit

Eine Rechnungsvorlage fürs Schweizer Autogewerbe lebt von Genauigkeit, nicht von Design. QR-IBAN, 5-Rappen-Rundung, MWST-Logik — das sind die Stolpersteine. Wer sie kennt, schreibt Rechnungen, die die Bank annimmt, der Treuhänder lobt und die Steuerverwaltung nicht beanstandet.

Wenn die Vorlage zur Bremse wird, ist der Moment für eine Software gekommen. Du sparst keine Stunden — du gewinnst Wochenende.