Digitales Serviceheft: Herstellerportale (erWin, AOS)

Ein modernes Markenfahrzeug rollt in die freie Garage, der Service ist fachgerecht erledigt — und trotzdem fehlt der Eintrag im digitalen Serviceheft des Herstellers. Denn dieser Eintrag entsteht nicht mehr mit einem Stempel, sondern über ein Online-Portal des Fahrzeugherstellers, für das eine freie Werkstatt registriert sein muss. Dieser Leitfaden zeigt, welche Portale es gibt, wie die Registrierung abläuft und warum der Zugang freien Werkstätten rechtlich zusteht. Dies stellt keine Rechtsberatung dar.

Warum freie Werkstätten Zugang zu den Herstellerportalen haben

Hersteller müssen unabhängigen Marktteilnehmern Zugang zu technischen Informationen und Reparatur-/Wartungsdaten (RMI — Repair and Maintenance Information) gewähren. Diese Pflicht stützt sich auf die Kfz-Gruppenfreistellungsverordnung (GVO) der EU; in der Schweiz wirkt sie über das Kartellrecht und die Praxis der Wettbewerbskommission (WEKO) analog. Die COMCO/WEKO-Bekanntmachung im Kfz-Sektor zielt in dieselbe Richtung: Eine freie Werkstatt darf nicht vom Geschäft mit Wartung und Garantie ausgeschlossen werden, solange sie fachgerecht arbeitet.

Praktisch heisst das: Sie als freie Werkstatt haben Anspruch darauf, sich bei den Hersteller-Serviceportalen zu registrieren und dort gültige Service-Einträge zu setzen. Die rechtlichen Bedingungen, unter denen die Herstellergarantie dabei erhalten bleibt, behandelt der Beitrag Digitales Serviceheft: Eintrag freie Werkstatt & Garantie im Detail.

Die wichtigsten Herstellerportale im Überblick

Jeder Konzern betreibt sein eigenes System. Die Namen und Zugänge ändern sich, der Aufbau ähnelt sich aber:

Marke / Konzern	Portal	Wofür
VW, Audi, Škoda, SEAT (VAG)	erWin	Technische Infos, Wartungspläne, digitales Serviceheft
BMW, Mini	AOS (Aftersales Online System)	RMI-Zugang, Service-Historie eintragen
Mercedes-Benz	XENTRY / B2B Connect	Technische Daten, digitaler Wartungsnachweis
Stellantis (Opel, Peugeot, Citroën, Fiat)	Marken-Serviceportale	RMI, Servicedokumentation

Für die meisten freien Werkstätten reicht der gezielte Zugang zu den Marken, die tatsächlich in die Garage kommen. Niemand muss sich bei allen Konzernen gleichzeitig registrieren.

Registrierung Schritt für Schritt

Der Ablauf ist bei allen Portalen vergleichbar:

1. Unternehmensnachweis bereitlegen. Handelsregisterauszug oder UID-Nummer, Betriebsadresse und eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Manche Portale verlangen zusätzlich den Nachweis der Tätigkeit als Kfz-Betrieb.
2. Konto anlegen. Auf dem Portal des Herstellers ein Geschäftskonto registrieren. Die Anmeldung selbst ist in der Regel kostenlos.
3. Freischaltung abwarten. Der Hersteller prüft die Unternehmensdaten. Das kann von Stunden bis zu einigen Tagen dauern.
4. Zugangspaket wählen. Viele Portale arbeiten mit zeitbasierten Paketen (Stunde, Tag, Monat, Jahr). Der Service-Eintrag und Basisdaten sind oft günstig oder frei, tiefe technische Datenbanken kosten extra.
5. Service eintragen. Fahrzeug über VIN identifizieren, Arbeiten, Teile und km-Stand erfassen, Eintrag bestätigen.

Wichtig: Registrierung ≠ Vollzugriff. Das Anlegen des Kontos ist kostenlos, der Zugriff auf bestimmte technische Inhalte kann zeitbasiert abgerechnet werden. Die Konditionen unterscheiden sich je Hersteller und ändern sich — prüfen Sie die aktuellen Angaben direkt auf dem jeweiligen Portal.

Für die markenspezifische Tiefe — vom Konto bis zum fertigen Eintrag — gibt es eigene Schritt-für-Schritt-Anleitungen je Konzern: VAG erWin registrieren (VW, Audi, Škoda, SEAT), BMW AOS Registrierung (BMW, Mini) und Mercedes B2B Connect registrieren.

Was der Hersteller-Eintrag leistet — und was nicht

Der Eintrag im Herstellerportal landet in der markengebundenen Service-Historie des Fahrzeugs. Das ist beim Wiederverkauf eines Markenfahrzeugs und bei Garantiefragen wertvoll. Sein Nachteil: Er hängt am System des Herstellers. Wechselt der Kunde die Marke, fährt mehrere Fahrzeuge oder verkauft er das Auto in einen anderen Markt, bleibt die Historie im fremden Silo.

Genau hier ergänzt ein marken-unabhängiges digitales Serviceheft. Es dokumentiert den Verlauf eines Fahrzeugs zentral, egal welche Marke und welche Werkstatt — und es gehört Ihrem Betrieb, nicht dem Hersteller.

Schraubr neben den Herstellerportalen nutzen

Die saubere Arbeitsteilung sieht so aus:

• Herstellerportal für den markengebundenen Eintrag (wo nötig und sinnvoll).
• Schraubr als Ihr eigenes zentrales digitales Serviceheft — markenübergreifend, mit Kunden- und Fahrzeugverwaltung und der direkt angehängten Schweizer QR-Rechnung.

So entsteht aus jedem Service ein doppelt belastbarer Nachweis: markengebunden im Herstellerportal, markenunabhängig und abrechnungsfertig in Ihrem eigenen System. Wie eine freie Werkstatt ihr eigenes digitales Serviceheft aufsetzt, zeigt die Anleitung Digitales Serviceheft einrichten; welche vier Pflichtangaben pro Eintrag gehören, steht im Leitfaden Serviceheft richtig führen.

Fazit

Freie Werkstätten haben Anspruch auf Zugang zu den Hersteller-Serviceportalen — VAG erWin, BMW AOS, Mercedes XENTRY/B2B Connect und die Stellantis-Portale. Die Registrierung des Geschäftskontos ist kostenlos; tiefer technischer Datenzugriff wird oft zeitbasiert abgerechnet. Der Hersteller-Eintrag ist markengebunden und sinnvoll — er ersetzt aber kein eigenes, markenunabhängiges Serviceheft, das den Verlauf zentral und abrechnungsfertig in Ihrer Hand hält. Dies stellt keine Rechtsberatung dar.

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